Автоматизация учета товаров и услуг компьютерного магазина

Автоматизация торговли, база данных. Модели представления данных, СУБД Microsoft Access. Инструменты для работы с данными в Access. Назначение проектируемой базы данных для компьютерного магазина. Основные функции, решаемые информационной системой.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Курсовая работа по теме:

Автоматизация учета товаров и услуг компьютерного магазина

Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем.

Актуальность данного проекта заключается в следующем: во-первых, компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода производственной деятельности, необходимого для управления ею. Во-вторых, отчеты о положении в производстве, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него - никакой особой математики в компьютере не содержится - но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, т.е. разрабатывается только то, что нужно, и как нужно.

Цель: является разработка системы автоматизации рабочего места менеджера-консультанта в компьютерном магазине для облегчения его работы с ассортиментом товаров, с продажей товаров, с заказом товаров у поставщика.

Объект: учет товаров в компьютерном магазине.

Предмет: процесс автоматизации рабочего места менеджера-консультанта компьютерного магазина.

В связи с поставленной целью выдвигаются следующие задачи:

Выполнить анализ источников литературы по данной теме.

Рассмотреть основные понятия и инструменты СУБД Microsoft Access.

Выполнить проектирование базы данных.

Определить основные свойства объектов и выявить связи между ними.

Методы исследования:

анализ источников;

наблюдение;

беседа;

графическая и математическая обработка данных.

Автоматизация торговли

Внедрение системы автоматизации торговли способно существенным образом повысить эффективность торгового предприятия, которая может выражаться в повышении качества заказов продукции, сокращению сроков оприходования, переоценки, инвентаризации, заказа товара, последующей экономии ресурсов, что приводит к сокращению издержек, повышению оборотов и, как следствие, повышению прибыли предприятия

Сейчас, когда компьютерные технологии автоматизации стремительно развиваются и дешевеют для конечного пользователя, многие все чаще думают об автоматизации торгового бизнеса. Тем не менее, подсознательно кажется, что автоматизация нужна, но не совсем понятно для чего она нужна и какую выгоду она принесет.

Какие преимущества дает автоматизация торговли:

Системы автоматизации существенно упрощают и облегчают работу продавцов-консультантов, кассиров и товароведов. Так очень быстро можно произвести приход товара, его переоценку и инвентаризацию

Если без автоматизации учета учитывались только средства, вкладываемые в предприятие и отдача, но автоматизация дает полную картину происходящего в торговле

Учет дает возможность получить информацию о наличии товара на каждый период времени, а также о движении этого товара

Ведение компьютерного учета позволяет сохранить статистику продаж за большой промежуток времени, анализировать эту статистику по разным периодам времени, что практически невозможно при ведении учета на листочках или в тетрадке.

Автоматизация дает возможность, анализировать какой, товар, и в каких, объемах необходим покупателю на каждый период времени. Если у товароведа нет возможности анализировать продажи товара, это может привести к ошибочным закупкам товара, повышению доли неликвидных товаров на остатках и как следствию, снижению прибыли предприятия

Учет разделяется на бухгалтерский учет и оперативный учет. Бухгалтерский учет автоматизировали сегодня подавляющее количество предприятий, но цель этого учета - в предоставлении отчетности налоговым органам, и таким образом он не может дать полную картину предприятия. Для управления товародвижением более удобен оперативный учет, с помощью которого производится анализ движения товаров, товарооборота, а также планирование деятельности.

Таким образом, основными критериями при выборе системы автоматизации торговли являются:

Быстрое внедрение и четкая бесперебойная работа системы

Возможность сравнения товаров, а также различных групп товаров по разным показателям

Простота в использовании, быстрое создание нужной отчетности

Четкая защита от несанкционированно доступа

Возможность модернизации программы

Возможность удобного архивирования данных

Данные, База данных

Похоже, всякая попытка дать четкое определение термина «данные» не лишена тавтологичности. Рассмотрим несколько таких определений:

Данные - это факты, характеризующие свойства объектов и явлений из некоторой предметной области. Но что такое факты, как не разнообразные данные?

Данные - это информация, предназначенная к обработке. А информация, в свою очередь - это знания о фактических данных.

Данные - это сведения, полученные путем измерения, наблюдения и т.п. Не вдаваясь в дальнейшие семантические изыскания, примем за основу: данные - это информация, факты и сведения. Теперь разберемся, что представляют собой данные с практической точки зрения

База данных (БД) - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

Данные, относящиеся к некоторой предметной области, объединяются и структурируются таким образом, чтобы над ними можно было выполнять необходимые операции: обновлять, добавлять новые данные, удалять ненужные, извлекать данные, отвечающие условиям поиска.

...