История создания и развития ОАО "Торговый дом Воткинский завод". Состояние организации документооборота на предприятии; анализ причин, влияющих на его ритмичность, оперативность и качество. Создание автоматизированного рабочего места секретаря-референта.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Организация вычислительных процессов и систем управления»

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

ТЕМА: «Автоматизация рабочего места секретаря-референта»

РАСЧЕТНО-ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

2009

Содержание

Введение

1. Современное состояние предприятия

1.1 История создания и развития ОАО «Торговый дом Воткинский завод»

1.2 Экономическая среда и конкуренты

1.3 Бизнес-процесс

1.4 Анализ предметной области

1.5 Функции программы

1.6 Основные правила организации документооборота на предприятии

2. Проектирование и создание системы

2.1 Создание информационной структуры системы

2.2 Описание информационных объектов

2.3 Инфологическая модель

2.4 Даталогическая модель

2.5 Целостность БД

3. Пользовательский интерфейс

Заключение

Список литературы

Приложение А

Приложение Б

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, поэтому ведение многих документов предписано законами.

Документы структурируют информационные потоки, содержат учетные и отчетные показатели, в них определяются планы, материально-техническое обеспечение и работа с персоналом предприятия.

Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения управлением.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу ведут специальные подразделения или секретари-референты [1].

Главная цель данной работы - исследовать состояние организации документооборота на предприятии ОАО Торговый дом «Воткинский завод», выявить основные причины, которые влияют на ритмичность, оперативность, качество документооборота, как технологического процесса и перейти на электронный уровень.

Исходя из поставленных целей, можно сформировать задачу: создание автоматизированного рабочего места секретаря- референта.

1 Современное состояние предприятия

На основании решения Общего собрания акционеров, проведенного 31.07.2003г. ОАО «Торговый дом «Воткинский завод» реорганизовано в виде выделения двух самостоятельных обществ - ОАО «Воткинская промышленная компания» и ОАО «Производство строительных конструкций», о чем получено свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц от 01.10.2003г.

После преобразований сегодня - это не крупное производственно - коммерческое предприятие, а предприятие торговли, которое не только реализует товары ФГУП «Воткинский завод», но и осуществляет сервисное обслуживание проданных товаров, что не мало важно при существующей конкуренции на рынке сбыта.

Основными видами деятельности с 01.10.2003г. являются:

Маркетинг:

· Маркетинговые исследования по всей продукции;

· Маркетинговые исследования изделий, предлагаемых к освоению на ФГУП «Воткинский завод»;

· Поиск перспективных изделий для серийного производства;

· Заключение договоров с проектными институтами и организациями на проектирование новых перспективных изделий производственно - технического назначения.

Торговля:

· Оптовая торговля;

· Розничная торговля.

Услуги:

· Монтаж сложного технического нефтегазового оборудования;

· Пуско - наладка оборудования;

· Гарантийный и послегарантийный ремонт нефтегазового оборудования;

· Гарантийный и послегарантийный ремонт товаров народного потребления;

· Услуги по экспертизе промышленного оборудования.

Большую часть объема реализации ОАО «Торговый дом «Воткинский завод» занимает оптовая торговля, так как основной целью ОАО является профессиональное продвижение продукции производства ФГУП «Воткинский завод».

1.1 История создания и развития ОАО «Торговый дом «Воткинский завод»

История создания Общества начинается с образования Управления маркетинга и сбыта в феврале 1993 года. Рождение подобного подразделения было вызвано рыночными преобразованиями. Основной задачей Общества являлось продвижение на рынке продукции, изготовляемой на ГПО «Воткинский завод».

Общество зарегистрировано 12.08.93 г. Решением Исполкома Воткинского городского Совета народных депутатов УР за №255/3. Форма собственности смешанная.

На сегодняшний момент на предприятии организованы служба маркетинга, отдел технического сервиса, в обязанности которого входят ремонтные, пуско-наладочные работы и сервисное обслуживание оборудования и продукции продаваемой предприятием в пределах Российской Федерации. Предприятием организованы склады ответственного хранения предлагаемой продукции в городах Российской Федерации находящихся в крупных промышленных центрах. Отдел рекламы - занимающийся продвижением продукции на рынок, выпуском и размещением рекламы, организацией выставок, инструмента.

После преобразований - сегодня это уже не крупное производственно - коммерческое предприятие, а торговое, так как основной целью ОАО «Торговый дом «Воткинский завод» является профессиональное продвижение продукции производства ФГУП «Воткинский завод».

1.2 Экономическая среда и конкуренты

Закон конкуренции побуждает всех участников рыночных отношений планировать мероприятия, направляемые на повышение конкурентоспособности, при этом важно знать, не только виды мероприятий, но и рейтинговую оценку значимости этих мероприятий, которая отличается по масштабам бизнеса.

В настоящее время рынок электробытовых товаров благоприятен для развития - в 2001г. возросли доходы большинства населения (повышен пенсии, увеличены зарплаты работников бюджетных организаций, работников предприятий). По информации от оптовых фирм, торгующих российской бытовой техникой, уровень продаж в 2001г. вырос как минимум на 50%. В том числе и уровень продаж стиральных машин. Весь этот процесс происходит на фоне снижения объемов производства заводами, изготавливающими бытовую технику, сворачивая и закрывая ее производства.

1.3 Бизнес-процесс

Технология управления, упрощенная до простейшей схемы, может быть представлена так: принятие решения, организация его управления, контроль за выполнением. Такую схему можно проследить от проведения простейшего разового мероприятия до организации сложных отраслевых и общегосударственных систем. Они будут неизмеримо отличаться проработкой и подготовкой принятия решения, организацией его проведения в жизнь (кадры, финансы, снабжение, сбыт и т.д.) и организацией контроля за исполнением. Но во всех случаях указанные части будут присутствовать.

Любое решение не возникает из ничего, оно может быть принято только на базе информации по данному вопросу. Причем к этой информации предъявляются два жестких требования:

Во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточна, вы знаете, что-то на половину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует специальных профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа зависит: оперативность, четкость, слаженность в деятельности любой организации (фирмы).

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ-объект и результата труда в сфере управления.

Работа по информационно-документационному обслуживанию состоит из одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - автоматизированы. Но все этапы работы с документами остаются.

Работа секретаря-референта отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью...