Автоматизация процесса оформления документов по проживанию в отеле "Галерея", г. Пермь

Создание автоматизированной информационной системы для автоматизации оформления документов по проживанию в гостинице "Галерея", г. Пермь. Организация системы информационной безопасности, угрозы характерные для предприятия и существующие меры защиты.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Введение

В современном мире информационные системы и технологии развиваются с большой скоростью. Все предприятия и организации стараются в максимальной степени автоматизировать работу своих подразделений, чтобы снизить временные и денежные затраты на тот или иной бизнес-процесс.

Актуальность темы обусловлена тем, что при ручной обработке информации, расходуется большее количество времени и трудовых ресурсов и возрастает вероятность возникновения ошибок, автоматизация же позволяет избежать таких проблем.

Целью данного дипломного проекта является автоматизация процесса оформления документов по проживанию в отеле «Галерея», г. Пермь.

В отеле «Галерея» данные по проживанию гостей содержатся в базе MS Excel, а печать отчетных документов осуществляется с помощью MS Word. Все данные в базу и формы документов заносятся вручную администратором. Различие программных продуктов, используемых для работы, приводит к дублированию информации, а ручной ввод - к появлению ошибок и снижению трудовых показателей. В соответствии с этим, организации необходимо автоматизировать процесс ведения данных и оформления документов.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

· проанализировать предметную область и характеристики предприятия;

· проанализировать организационную структуру предприятия и функциональные обязанности персонала;

· проанализировать программные продукты и оборудование, используемые на предприятии;

· разработать модель AS - IS процесса оформления документов по проживанию, с использованием методологии IDEF0;

· проанализировать модель AS - IS и выявить существующие недостатки, сформулировать задачи на проектирование информационной системы;

· разработать модель TO -- BE;

· определиться с выбором средства программной реализации ИС;

· разработать ИС для автоматизации процесса оформления документов по проживанию;

· разработать руководство пользователя;

· проанализировать уровень информационной безопасности на предприятии;

· рассчитать экономическую эффективность разработанной ИС.

Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе рассмотрена предметная область предприятия, его организационная структура. Изучены программные продукты и оборудование, используемые в работе отеля. Построена модель AS-IS процесса оформления документов по проживанию. Выявлены существующие недостатки модели, которые служат основой для проектирования будущей ИС.

Во второй главе построена модель TO-BE и на базе платформы «1С» сконфигурирована ИС, позволяющая максимально автоматизировать процесс оформления документов по проживанию.

В третьей главе произведен анализ организации системы информационной безопасности в отеле «Галерея», анализ условий труда на рабочем месте администратора и рассчитана экономическая эффективность разработанной ИС.

Глава 1. Анализ предметной области и исследование предприятия отель «Галерея», г. Пермь

1.1 Характеристика предприятия и анализ существующей ИС

Отель «Галерея» занимается предоставлением услуг в сфере гостиничного бизнеса, в городе Перми по адресу: ул. Монастырская 57. Отель является частным предприятием ИП Третьяков А.В.

Отель «Галерея» относится к категории мини-отелей, поскольку предоставляет для размещения гостей лишь 12 номеров следующих категорий, представленных в таблице 1.

Таблица 1. Категории номеров

Категория номера	Количество номеров	Стоимость
Стандартный одноместный	4	2900
Стандартный двухместный	6	4000
Люкс	1	4400
Люкс с джакузи	1	4900

В отеле «Галерея» гостям предоставляются помимо основных услуг: проживание, питание и ряд дополнительных услуг: мини-бар, услуги прачечной, бесплатный выход в Internet из каждого номера, Wi-Fi, междугородняя и международная связь, факс, 24-часовой room-service, услуги доставки, организация экскурсий, заказ такси, парковка, трансфер.

Общеизвестно, что успех любого бизнеса зависит от его правильной организации. Гостиничный бизнес не является исключением из этого правила, поэтому организационная структура в очень высокой степени влияет на абсолютное большинство показателей деятельности предприятия.

Организационная структура отеля «Галерея» представлена на рисунке 1.1.



Рисунок 1.1 - Организационная структура отеля «Галерея»

Численный состав предприятия:

управляющий -- 1 человек;

администратор -- 4 человека;

горничная -- 2 человека;

повар -- 1 человек;

техник -- 1 человек.

Функциональные обязанности персонала отеля «Галерея».

Управляющий.

Во главе отеля стоит управляющий. Он занимается координацией работы сотрудников. Осуществляет контроль над всей работой.

Администратор.

Администратор должен уметь быстро и аккуратно отвечать на вопросы о будущем размещении, давать точную информацию о наличии свободных номеров. Умелое обращение с информацией о бронировании - залог успеха гостиницы на рынке. Если принята информация о бронировании, то заводится карта бронирования, с которой начинается гостевой цикл.

Одной из основных функции администратора является прием заявок и их обработка, а также составление необходимой документации.

Прием заявок от клиентов или туристических фирм осуществляется по телефону, факсу и internet, при помощи современных компьютерных систем бронирования и резервирования. Каждая такая заявка должна содержать следующую информацию: дата и время заезда; примерные дата и время отъезда; количество гостей; категория номера; услуги питания и их характер; цена за номер и дополнительные услуги; Ф. И. О. гостя; вид оплаты; особые пожелания.

После обработки заявки клиенту или фирме направляется подтверждение или отказ.

Подтвержденная заявка вносится в карту бронирования.

В обязанности администратора так же входят регистрация и размещение туристов; оформление расчетов при выезде гостя; предоставление различной информации.

При приеме гостя администратор должен: проверить все условия предварительного бронирования и документу гостя.

Сразу после приезда гостя в отель, администратор, на имя клиента заводит запись в MS Excel. А так же информирует гостей о возможности получения дополнительных услуг, как в сервисных службах отеля, так и в близлежащих учреждениях.

Во время проживания гостя администратор ежедневно добавляет в MS Excel наименования дополнительных услуг, которыми воспользовался гость.

По мере необходимости, во время проживания гостя, администратор оказывает информационную поддержку в следующих вопросах:

заказ авиационных, автобусных или железнодорожных билетов;

расписание движения городского, пригородного транспорта и транспорта дальнего следования;

организация экскурсий, посещение музеев, театров, развлекательных центров, клубов, ресторанов;

предоставление информации о местных достопримечательностях и учреждениях сферы досуга и развлечений.

В день выезда администратором производится расчет стоимости проживания гостя и стоимости дополнительных услуг, к которым он прибегал. Производится полный расчет. После того как была произведена оплата, создаются отчетные документы (счет-фактура, акт выполненных работ) необходимые гостю.

Горничная.

Горничная занимается уборкой гостиничных номеров, коридоров, служебных помещений.

Повар.

Роль повара очень важна, так как каждый человек имеет потребность в еде. Отдыхающие испытывают большее чувство удовлетворения, если еда была приготовлена вкусно, питательно и вовремя.

Техник.

В обязанности техника входит поддержание оборудования и оснащения гостиницы в рабочем состоянии.

В отеле «Галерея» используются различные программные продукты и оборудование.

Для ведения записей о гостях, печати отчетных документов используются программные продукты Microsoft Excel , Microsoft Word.

В целом для работы используется следующее оборудование:

1) Персональный компьютер

- на рабочем месте управляющего;

- на рабочем месте администратора.

Характеристики:

Система - Microsoft Windows XP Professional версия 2002 Se...