Microsoft Access и его возможности

Создание и обработка таблиц, формы и простых запросов в Microsoft Access. Ключи, связи и индексы таблиц. Использование выражений в данном редакторе. Методика и направления создания отчетов, макросов и кнопочной формы, необходимый для этого инструментарий.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Введение

access отчет макрос таблица

В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access» на примере ТГК-1.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

Введение в базы данных Microsoft Access

Microsoft Access представляет собой программное обеспечение (ПО), которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД).

Функции СУБД:

1. Ввод данных.

2. Хранение этих данных.

3. Обработка и сопровождение данных.

4. Удаление данных.

Объекты Microsoft Access:

1. Таблицы - вся информация хранится в них, все остальные второстепенные. Модель с плоскими файлами, та же самая таблица. Иерархическая модель данных (слева проводника). Реляционная модель данных: данные зависимы друг от друга. Используемая модель данных.

2. Формы - более удобный способ для обработки информации.

3. Запрос - средство получения информации.

4. Отчеты - удобное средство для вывода информации.

5. Макросы позволяют автоматизировать некоторые команды.

Проектирование и создание новой базы данных

База данных - это совокупность информации по определенной теме. База данных помогает хранить и систематизировать сведения из конкретной предметной области, предоставлять пользователю информацию в наиболее удобном виде.

Современные системы управления базами данных оперируют информацией, представленной в различном формате: символы, числа, аудио и видео файлы, изображения.

Реляционная база данных представляет собой набор связанных между собой таблиц, связи позволяют создать собой отношения. Данные в реляционной базе данных должны быть организованы таким образом, чтобы обеспечить объединение разнородной информации, исключая ее дублирование. Таблица является основным объектом реляционной базы данных и представляет собой совокупность полей и записей. Как правило, каждая таблица должна быть посвящена какой-то конкретной теме. Поле представляет собой отдельный столбец в таблице иными словами - это совокупность всех данных соответствующих названию данных поля.

Запись представляет собой одну строчку таблицы и представлена совокупностью полей таблицы. Объединение данных возможна, благодаря созданию ключевых полей для каждой таблицы, таким образом, ключевое поле - это уникальный идентификатор, который позволяет однозначно идентифицировать любую запись из таблицы. В качестве первичного ключа пользователь может указать одно или несколько полей таблицы.

Признаки ключевого поля:

1. Не должно быть повторяющихся значений.

2. В ключевом поле не должно быть пустых значений.

3. При объединении двух или более таблиц ключевые поля должны содержать одинаковую информацию, но при этом могут носить разное наименование.

Создание и обработка таблиц в Microsoft Access

Таблица представляет собой основной тип объектов в реляционной базе данных. Именно в таблицах хранится информация, представляющая собой базу данных. В Microsoft Access предусмотрено три основных способа создания таблицы:

1. Создание таблицы с помощью ввода данных. Представляет собой заполнение готового макета, предлагаемого программой, который состоит их 10 полей и 21 записи. Запись * представляет собой пустое поле для создания новой записи в таблицах, создается программой автоматически.

2. Создание таблицы с помощью мастера. Мастер по созданию таблиц предлагает пользователю готовые шаблоны таблиц, которые разделены на две основные темы (деловые и личные)



Лучше избегать автоматического создания ключевых полей, лучше выбирать ключевое поле вручную.

3. Создание таблицы в режиме конструктора. Наиболее полный способ работы с таблицами, позволяющий пользователю контролировать не только структуру таблицы, но и типы данных, которые будут храниться в ней. Работа в конструкторе осуществляется два этапа:

Этап 1. Определение структуры будущей таблицы.

Этап 2. Ввод данных в получившуюся таблицу, который осуществляется в режиме просмотра таблицы

Типы данных в Microsoft Access:

1. Текстовый тип данных предназначен для хранения в таблицах Microsoft Access букв, цифр, знаков пунктуации, которые могу быть введены с помощью клавиатуры. В одной ячейке может храниться не более 255 символов. По умолчанию размер поля 50 ед. Данный тип поля не может быть вычислен с помощью различных объектов базы данных, например, запросов.

2. Поле МЕМО по содержанию аналогичен текстовому. Но при этом в одной ячейке может храниться более 65000 знаков.

3. Числовой тип данных предназначен для хранения и обработки числовых данных. С полями, которые имеют тип данных числовой, можно выполнять различные вычисления.

4. Дата и время. Этот тип данных предназначен для хранения даты и времени или обоих значений одновременно

5. Денежный тип данных предназначен для хранения и дальнейшей обработки денежных значений.

6. Счетчик. Данный тип данных формируется программой автоматически, не может быть изменен пользователем вручную и предназначен для создания ключевых полей. Значения в поле счетчик монотонно возрастают при удалении какого-либо значения из данного поля, но теряется навсегда.

7. Логический тип данных хранит значения «да» или «нет». Данное поле предназначено для включения или выключения того или иного значения.

8. Поле объекта ОЛЕ предназначено для хранения любых документов, например, текстовых документов, электронных таблиц, изображений, музыкальных или видеофайлов, аудиофайлов

9. Гиперссылка - это специализированное текстовое поле, предназначенное для хранения гиперссылок на вебресурсы и другие ресурсы сети Интернет.



Ключи связи и индексы таблиц

В реляционных базах данных для быстрого поиска в таблице конкретной записи вводится уникальный идентификатор, который называется первичный ключ. Первичный ключ может состоять из одного поля таблицы, тогда он называется простой или из нескольких тогда он называется составной. Правила создания ключевых полей принятые Microsoft Access:

1. Для удобства работы ключ указывается первым в структуре таблицы.

2. Если для таблицы определен первичный ключ, то программа автоматически блокирует ввод в это поле нулевых значений и повторяющихся значений.

3. Программа автоматически сортирует записи таблицы по первичному ключу.

4. Поле первичного ключа является индексом, с помощью которого ускоряется сортировка и поиск записи в таблице.

5. Для того чтобы создать первичный ключ таблицу необходимо открыть в режиме конструктора, а затем выполнить команду «Правка - Ключевое поле» для выделенного поля или совокупности полей.

6.

Механизм создания связей между таблицами становится доступным благодаря наличию в разных таблицах полей с одинаковыми значениями, как правило, в роли таких полей выступают ключевые поля таблицы. При создании связи между двумя таблицами в первой таблице поле, содержащее одинаковые значения будет названо первичным ключом, а такое же поле во второй таблице внешним ключом. Согласовав между собой значения первичного и внешнего ключей связанной в таблице можно реализовать механизм создания связей в Microsoft Access. Благодаря организации связи между таблицами можно создавать такие объекты как запросы, формы, отчеты, в которых будет отображаться логически взаимосвязанная информация из разных таблиц. Связи создают отношения между таблицами. Отношения - это способ объяснить программе, каким-образом следует выполнять выборку информации из...