Подготовка документов ликвидированных организаций для передачи на хранение в государственный архив
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВОсновным нормативным актом, определяющим порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в редакции от 20.06.2008 № 349-З). В соответствии со ст. 16 вышеназванного Закона при ликвидации государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, т.е. организаций Списка № 1 1, документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив.Документы с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии выделяются к уничтожению. Документы временного хранения с неистекшими сроками хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. Под документами по личному составу имеются в виду:1. приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;2. личные карточки работников;3. лицевые счета по зарплате работников;4. личные дела работников;5. акты о несчастных случаях на производстве;6. алфавитные списки работников и другие документы с 75летним сроком хранения.Если же ликвидируется организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, т.е. организация Списка № 2, тогда все ее документы передаются на хранение в архив вышестоящей организации.В случае ликвидации организации негосударственной формы собственности документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются на хранение в районные и городские архивы, которые за последние годы созданы практически при всех районных и городских исполкомах нашей страны.Документы постоянного хранения в организациях негосударственной формы собственности - это:1. учредительные документы (Устав, положение об организации, свидетельство о государственной регистрации и др.);2. протоколы собраний учредителей;3. приказы по основной деятельности;4. штатные расписания;5. годовые бухгалтерские балансы (отчеты о финансовохозяйственной деятельности) и ликвидационный баланс;6. годовые статистические отчеты;7. переписка по основным вопросам деятельности.Руководство упорядочением документов ликвидированных организаций осуществляет ликвидационная комиссия.Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный архив на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям.На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению, который вместе с описями также передается в государственный архив. Только после передачи документов на государственное хранение ликвидируемая организация получает из архива справку о том, что документы переданы на государственное хранение, после чего можно приступать к оформлению процедуры ликвидации организации.В соответствии со ст. 56 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции от 17.12.2007 № 8), не только организации негосударственных форм собственности, но и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности обязательно должны сдавать документы по основной деятельности и личному составу в районные и городские архивы.А теперь определимся с таким понятием как документы в упорядоченном состоянии. Это понятие означает, что документы, поступающие на государственное хранение, должны быть:1. сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел организации;2. переплетены;3. оформлены в соответствии с архивными требованиями (пронумерованы, составлены заверительные надписи, в необходимых случаях составлены внутренние описи, оформлены реквизиты обложек дел);4. на переплетенные и оформленные документы должны быть составлены сдаточные описи;5. к описям составлена историкоархивная справка или предисловие.Таким образом, первым этапом по подготовке документов ликвидированных организаций к передаче на государственное хранение является формирование дел строго в соответствии с номенклатурой дел.В случае, если организация ликвидируется, а номенклатуры дел в организации никогда не было, необходимо провести тщательную экспертизу научной и практической ценности документов организации за все годы ее существования и сформировать дела, исходя из основных требований формирования дел, в частности, дело формируется из документов одного вида одного срока хранения за один календарный год. Исключение составляют личные дела и некоторые другие, связанные с рассмотрением одного вопроса в течение некоторого времени. В деле не должно быть копийных и дублетных экземпляров. Копии документов предусмотрены лишь в личных делах, а также допускается формирование учредительных документов в копийном варианте при отсутствии оригиналов.Рассмотрим принципы формирования дел с документами постоянного хранения и по личному составу.Приказы руководителя организацииВ отдельные дела должны быть сформированы приказы по основной деятельности и по личному составу. Следует помнить, что речь идет о приказах по личному составу с 75-летним сроком хранения. Так как приказы в течение календарного года накапливаются в скоросшивателях или папках, следовательно, изначально они лежат в обратном порядке. При подготовке к переплету приказы необходимо разложить в пределах одного календарного года по регистрационным номерам, придерживаясь принципа "от меньшего номера к большему". Например, от приказа № 1 до приказа № 225 первым должен располагаться приказ № 1. Этот принцип можно сформулировать как "принцип книги". На первый взгляд, это слишком просто и необязательно об этом говорить, но на удивление часто встречается ошибка, как расположение документов при переплете.Документы, которые явились основанием для приказов (докладные и объяснительные записки, информации, справки и т.д.), изымаются в отдельное дело. Приказ должен быть "одиноким". Вместе с приказами помещаются только документы, которые являются их приложениями или утверждаются ими.Обязательно на стадии подготовки к переплету необходимо обратить внимание на правильность оформления приказов, наличие подписей и регистрационных номеров. Изымаются из дела проекты, копии, черновики.Довольно часто встречается ситуация, когда приказы руководителя организации по основной деятельности и по личному составу формируются в одно дело, имеют единую валовую регистрацию, что особенно характерно для 90-х годов прошлого века. Разумеется, это неправильно. В данном случае при проведении экспертизы ценности документов не следует делить эти приказы на две группы и, соответственно, на два дела, так как нарушается порядок в нумерации. Целесообразно оставить их в одном деле так, как они формировались изначально. Это необходимо отразить в заголовке дела на обложке. Например:Приказы директора предприятияпо основной деятельностии личному составуЕсли это организации из Списка № 1 или негосударственных форм собственности, тогда дело должно быть вк...
Другие файлы:
Хранение документов в архиве учреждения
Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведо...
Подготовка документов к сдаче в архив
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при...
Номенклатура дел. Подготовка доку-ментов для хранения в архиве
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при...
Подготовка дел к передаче в архив
Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации. Внесение необходимых...
Формирование документов в дела и подготовка дел к передаче в архив предприятия
Основные требования к группированию документов. Принципы и особенности хранения различных типов документации. Оформление дел, заведенных в делопроизво...
