Правильная организация документационного обеспечения управления в государственных органах. Процесс управления в органах внутренних дел (ОВД). Основные элементы, содержание, виды и задачи делопроизводства в ОВД, его нормативно-правовое регулирование.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Содержание

• Введение
• 1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел
• 2. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел
• Заключение
• Список литературы
• Приложение

Введение

В настоящее время актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних дел имеет особенно важное значение. В условиях возрастающего динамизма социально-экономических отношений стало аксиомой, что владеющий информацией - владеет ситуацией.

Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.

В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.

С точки зрения технологии процесс управления представляет собой, прежде всего, процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации.

Известно, что работы по документированию выполняются различными сотрудниками горрайорганов внутренних дел. Составлением и исполнением документов занимается весь их основной состав. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника.

Актуальность данной темы курсовой работы обуславливается также недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в государственных органах. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование.

Объектом в данной работе выступает процесс управления в органах внутренних дела, а предметом - основы делопроизводства в ОВД.

Цель контрольной работы - рассмотреть осуществление делопроизводства в органах внутренних дел.

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:

1. Дать характеристику понятию делопроизводства в органах внутренних дел и его основным элементам;

2. Проанализировать виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел.

3. Рассмотреть нормативное регулирование делопроизводства в органах внутренних дел.

Достижение указанной цели и задач осуществлялось посредством анализа нормативно-правовых актов и специальной литературы по обозначенной проблематике.

1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства

В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений милиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция/ В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002. С. 71..

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007. С. 21..

В Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 указано: "Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами".

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования Четвериков, В.С., Четвериков, В.В.. Основы управления в органах внутренних дел / В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997. С. 86..

Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:

1. Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.

2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.

3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

4. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.

5. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция / В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002. С. 84..

Документы - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности

Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ. Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

Основные группы ОРД:

организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);

распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);

справочно-информационные (письма, акты, справки и др.) Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006. С. 213..

К подготовке документов предъявляются следующие требования:

юридические (подзаконность, полномочность и др.);

информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);

организационные (реквизиты и гриф).

Руководство проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:

уяснение цели документа;

определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,

составление плана документа;

подбора и изучения необходимых источников формирования документов;