Отдельные вопросы использования служебных автомобилей в 2012 году

Вопросы, часто возникающие у организаций в 2012 году при использовании в текущей хозяйственной деятельности в качестве служебных арендованных у работников автомобилей, а также использовании в служебных целях личных автомобилей работников предприятия.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Отдельные вопросы использования служебных автомобилей в 2012 году

организация автомобиль служебный арендованный

При осуществлении хозяйственной деятельности многие организации используют служебные легковые автомобили. В одних случаях это автомобили, не принадлежащие организации на праве собственности: арендуемые автомобили, автомобили, получаемые по договорам безвозмездного пользования, используемые в служебных целях личные автомобили работников. В других - собственные автомобили организаций: приобретаемые по договорам купли-продажи, получаемые безвозмездно.

В данной статье будут рассмотрены отдельные вопросы, часто возникающие у организаций в 2012 году при использовании в текущей деятельности в качестве служебных арендованных у работников автомобилей, а также использовании в служебных целях личных автомобилей работников (по автомобилям, полученным в безвозмездное пользование, подходы при бухгалтерском учете и налогообложении будут схожими, как при аренде), а именно вопросы:

- отражения автомобилей на счетах бухгалтерского учета;

- учета затрат на горюче-смазочные материалы (ГСМ);

- учета арендной платы и компенсации за износ (амортизацию) автомобилей;

- учета затрат на ремонт автомобилей.

В то же время отдельные вопросы, рассмотренные в данной статье, будут полезны и организациям, использующим собственные легковые автомобили.

Юридические вопросы

Для того чтобы правильно отражать хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете, в рассматриваемой ситуации организации необходимо правильно определить вид правоотношений: договор аренды или использование личного имущества в служебных целях. Как показывает практика, организации часто путают данные правоотношения.

Согласно ст. 577 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью.

Согласно ст. 585 ГК арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату).

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.

Так, согласно ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Важной особенностью является то, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем - работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

Отражение автомобилей в бухгалтерском учете

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства могут подразделяться на:

- объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления (в том числе сданные в аренду, лизинг или переданные в безвозмездное пользование);

- объекты основных средств, полученные организацией в аренду, лизинг, безвозмездное пользование (п. 12 Инструкции об отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций с основными средствами, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.12.2001 №127 (далее - Инструкция №127)).

Для правильного учета арендованных автомобилей необходимо учитывать следующее.

Согласно п. 79 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 №50 (далее - Инструкция №50), для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, предназначен забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договорах аренды.

Аналитический учет арендованных основных средств ведется по арендодателям и отдельным объектам основных средств.

Таким образом, в случае если легковые автомобили будут арендоваться, то их учет следует вести на счете 001 «Арендованные основные средства».

Согласно п. 7 Инструкции №127 полученные по договору аренды основные средства могут числиться у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем, и учитываться за балансом. Для осуществления забалансового учета указанных объектов в бухгалтерии арендатора могут открываться инвентарные карточки.

Следует отметить, что согласно п. 11 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 №37/18/6 (далее - Инструкция №37/18/6), объектами начисления амортизации являются числящиеся на бухгалтерском учете (кроме числящихся на забалансовых счетах) организации основные средства и нематериальные активы, как используемые, так и не используемые в предпринимательской деятельности, а также объекты, предоставленные организацией во временное владение и / или пользование с целью получения дохода, учитываемые в качестве доходных вложений.

Таким образом, начисление амортизационных отчислений по учитываемым за балансом арендованным основным средствам арендатором не производится.

Арендуемое имущество, учитываемое за балансом, подлежит инвентаризации.

Согласно п. 5 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 №180 (далее - Инструкция №180), инвентаризации подлежат активы и обязательства организации независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.).

На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.), составляются отдельные описи и сличительные ведомости (п. 24, 71 Инструкции №180).

Бухгалтерский учет личного имущества, используемого в служебных целях, не ведется, так как оно фактически не передается организации в собственность, во владение либо пользование.

Учет расходов на ГСМ

При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Письмом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 12.09.2011 №2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» (размещено на сайте Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь www.nalog.gov.by в разделе «Разъяснения и письма») (далее - Письмо №2-2-9/1632) разъяснено, что ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) определен состав затрат, не учитываемых при налогообложении, а статьей 129 НК - расходы, являющиеся внереализационными.

Следовательно, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в статье 131 НК и не являются внереализационными расходами, они могут включаться в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.

Таким образом, расходы организации на приобретение горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении следующих условий:

- соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в том числе порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

- документальное подтверждение факта использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;

- наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.

При этом следует учитывать, что согласно подп. 1.7 ст. 131 НК при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке.

Необходимо отметить, что расходы на ГСМ по всем единицам служебного легкового автотранспорта, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываются при налогообложении прибыли. Как показыва...