Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов
ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВПрием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками . Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет , который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; получена доплатная корреспонденция; полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. На всех входящих документах должна быть проставлена в организацию ( 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные , приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов; если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения; если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ"; если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения; если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.()Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций; акты и справки проведения вневедомственных проверок; статистическая отчетность; письма-запросы о деятельности организации; письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников; ...
Другие файлы:
Документооборот на предприятии
Основные требования к тексту документа. Организация документооборота на предприятии. Сообщение о возвращении технического проекта и составление письмо...
Прием и первичная обработка входящих документов
Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование
Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первична...
Делопроизводство на предприятии
Общая характеристика и направления деятельности ООО "СНС Экспресс", принципы создания системы документации. Прием и первичная обработка документов, тр...
Организация работы с документами в государственных учреждениях
Нормативно-правовой статус и структура Администрации города Новочебоксарска. Прием, первичная обработка документов, контроль исполнения. Формирование...
