Архивное хранение электронных документов на предприятии
Введение.8-9 апреля . в Москве состоялась конференция "Электронные документы и архивы", организованная Московским городским объединением архивов, Историческим факультетом МГУ им. М.В. Ломоносова, Ассоциацией "История и компьютер". В конференции приняли участие более 40 специалистов, представлявших Федеральную архивную службу (ФАС), ВНИИДАД, Государственный архив РФ, Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ), Московскую областную Думу, Научно-технический центр "Информрегистр", Белорусский научно-исследовательский Центр электронной документации (БелНИЦЭД), МГУ им. М.В. Ломоносова, Алтайский государственный университет, Петрозаводский государственный университет, Историко-архивный институт РГГУ, ВНИИ проблем вычислительной техники и информатики и других. Было заслушано 16 докладов и сообщений, вызвавших оживленную дискуссию и обсуждение.Последние 10 лет проблема архивирования электронных документов активно обсуждается в научных кругах. Конференция была предназначена в первую очередь для того, чтобы приземлить ученую дискуссию на почву отечественного архивного дела. На конференции работали три секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса", "Организация доступа и проблемы использования электронных документов", "Электронные документы в текущем делопроизводстве, в электронных архивах учреждений и на постоянном хранении. Проблемы хранения электронных документов".С вступительным словом, посвященным взаимоотношениям историков и архивов в информационный век, к участникам конференции обратился декан Исторического факультета МГУ проф. С.П. Карпов. Главная проблема, которую он поднял, - доступ историков к информационным ресурсам архивов. При этом возможности работы с электронными ресурсами значительно превышают традиционные. Поэтому историки заинтересованы: 1) чтобы электронные архивы принимали и хранили электронные ресурсы, 2) чтобы архивы вели работы по оцифровке имеющихся документов и предоставляли к ним доступ, 3) чтобы архивы были заинтересованы в инициативном формировании банка электронных копий исследователями, причем бесплатно, 4) чтобы электронные архивы были открыты через Интернет, где имелась бы полная справочная по ним информация. Вопрос выставления в сетях документов архивов слишком сложен и может решаться в конкретном случае по разному, 5) чтобы университетские компьютерные сети были связаны (объединены) с электронными архивами, что позволило бы интенсифицировать проводимые исследования.На секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса" было заслушано 6 выступлений. Руководитель секции И.Н. Киселев представил доклад "Электронные документы в России: общий взгляд с архивной точки зрения". Отметив, что по-прежнему отсутствует приемлемое определение электронного документа, докладчик объяснил, почему это случилось. До появления вычислительной техники и связанных с нею специфических носителей информации человечество не сталкивалось со столь революционным изменением средств фиксации и средств восприятия информации (в компьютерных системах документ "исчезает" физически). Причем эти изменения не закончились, а продолжаются с развитием технологии. В результате - "электронный документ взорвал архивную практику". По мнению И.Н. Киселева, архивисты сейчас находятся в ситуации осознания и анализа современного информационного феномена, связанного с электронными документами и электронными архивами. Однако, что делать архивам в такой ситуации, пока не берется сказать никто: "Мы только что обнаружили, что Земля не плоская, но какая она в действительности - не знаем. Некоторые подозревают, что у Луны есть обратная сторона".Выводы, к которым подвел докладчик слушателей могут быть сформулированы следующим образом:Архивисты всегда предвосхищают будущих историков. Они определяют, какие документы будут храниться в архивах. Архивы - посредники между информацией и человеком. Они хранят вещи, на которых зафиксирована информация. Нельзя подвергать анализу феномен, который нестабилен. Следует определиться терминологически, сделав акцент на сходстве понятий "документ" и "архивный документ", а не на различии этих понятий. Несмотря на возможность потерять многие свидетельства о современной истории, архивистам следует подождать некоторое время до возникновения de-facto стандартов: форматы файлов текстовой, графической, аудио-, видео- иноформации, платформ, и т.п. Необходимость ждать вытекает и из невозможности предвидеть возможные затраты на дальнейшее переформатирование и миграции принятых на хранение данных и документов. При том, что сейчас наиболее существенная часть документов создается в традиционном виде, не имеет смысла торопиться с приемом на хранение электронных документов.Директор НТЦ "Информрегистр" Госкомсвязи А.Б. Антопольский представил доклад "Нормативная база электронных документов". Докладчик начал с освещения планов правительства по разработке нормативной базы электронных документов. В этих планах работа по 3 законам: внесение изменений в закон "Об информации и информатизации", разработка закона "О цифровой подписи", внесение дополнений и изменений в закон "О международном информационном обмене". Все три закона имеют первостепенную важность для архивистов, однако их разработка ведется без их непосредственного участия. Также по инициативе правительства начата разработка законопроектов "Об информационном обеспечении органов власти", "Об обязательном экземпляре документов", проектируются изменения в закон "О средствах массовой информации".Докладчик остановился на деятельности Комиссии по информатизации при Президенте РФ. Ею была разработана "Концепция по управлению информационными ресурсами" (опубликована в журнале "Информационные ресурсы, ©1, .). Именно на основе этой концепции правительство приняло решение подготовить 2-летний план своих действий. Сейчас проходит стадия согласования перечня подзаконных актов. Среди них докладчик упомянул в первую очередь "Методические указания по определению наиболее важных государственных информационных ресурсов". Последние представляют несомненный интерес для архивистов именно с точки зрения экспертизы ценности и принятия на хранение.В рамках концепции разрабатывается вопрос о разделении полномочий между федерацией и субъектом. Не меньшие проблемы порождают и межведомственные конфликты. Поэтому будет подготовлен документ, касающийся координации деятельности ведомств по использованию информационных ресурсов. Следующая проблема, которая получит разработку в нормативных актах - это рассмотрение информационных ресурсов как имущества для решения вопросов инвентаризации (постановка на баланс, оценка стоимости в той части, в которой они являются материальными ресурсами, и т.п.). Нуждается в правовой разработке и вопрос финансирования информационной деятельности. Тогда расходы на информационную деятельность, ныне скрытые в других статьях, будут очевидны, доступны для проверки эффективности. На уровне президентской власти готовится указ о регистрации информационных ресурсов всех уровней, для чего будет создан единый распределенный реестр.Докладчик упомянул для обсуждения проект программы "Российская электронная библиотека", которая возможно получит отдельное финансирование в бюджете-2000. В проекте закладывается разработка стандартов, методических проблем, связанных с определение электронных документов, изданий. Предполагается участие 10 министерств, в том числе и Росархива. Отдельно следует упомянуть, по мнению докладчика, вопрос о стандартах. Он согласен, что стандарты устанавливаются de-facto, что вызвало возражения присутствовавших специалистов. Так например, в Великобритании принят стандарт электронных библиотек. Стандарт Интернета продолжает разрабатываться консорциумом WWW и Microsoft. Следует ждать появления стандарта метаданных, который в свою очередь также будет развиваться (XTML по отношению к существующим HTML и SGML).Докладчик считает, что только во взаимодействии Информрегистра и архивов можно получить как достаточно полные сведения о имеющихся в стране информационных ресурсах, осуществить анализ этой информации и на этой основе расширить поле экспертизы ценности электронной документации, выработать ее критерии. Информрегистр ежегодно издает каталог с зарегистр...
Другие файлы:
Хранение коммерческих документов
Сущность, виды и особенности коммерческой тайны на предприятии. Документы, составляющие коммерческую тайну. Унифицированные системы документации. Пере...
Архивное хранение документов
Законодательное определение предельных сроков хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации. В...
Передача документов на архивное хранение
Хранение документов текущее и архивное
Архивное хранение документов в электронной форме
Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и п...
