Документационное обеспечение управления 7
СодержаниеФормы представления унифицированных текстов документов…………………………………………………………………………………3 Приведите образец справки……………………………………………………………7 Список использованной литературы………………………………………………..9 Формы представления унифицированных текстов документов Различают следующие формы представления унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу. При этом нужно учитывать, что текст документа в общем виде может содержать информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект и объект), о признаках или характеристиках предиката, субъекта и объекта. Например: "ВНИИДАД разработал проект "Методического пособия по унификации текстов управленческих документов". Здесь в качестве субъекта выступает "ВНИИДАД"; предиката (действие) - "разработал"; объекта - "проект" и признака объекта - "Методическое пособие по унификации текстов управленческих документов". От наличия и организации в документе информации о субъекте, объекте, их признаках, действиях и отношениях между ними зависит выбор формы представления текста. Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом - изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий. Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства". Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. Например, трафаретный текст в письме: "Согласно разнарядке от 00.00.00 N ______________ нашему предприятию выделен фонд на 19___ год на ___________________________________________________________ в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам: I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт. II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.". В трафаретном тексте субъект действия может быть выражен не отдельным словом, а глагольной формой в первом лице единственного или множественного числа, указывающей на наличие субъекта. Например: "Для проведения приемочных испытаний _______________ ____________________________ разработанного ______________________ __________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"): 1. Образовать комиссию в следующем составе: __________________________________________________________________ ________________________________________________________________". При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом. При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной. 10.01.81 Например: "Сообщаем, что по состоянию на ________ за Вами две тысячи сто числится дебиторская задолженность в сумме ________________ пятьдесят руб. ______________ 01.02.81
Другие файлы:
Документационное обеспечение управления
Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационн...
Документоведение и документационное обеспечение управления
Данный электронный учебно-методический комплекс предназначен для преподавателей и студентов документоведческих и архивоведческих дисциплин по специаль...
Документационное обеспечение управления: Электронный учебник
Учебник отражает современные технологии взаимодействия электронного документооборота с процессами управления, образующими при совместном функционирова...
