Порядок приймання та передачі справ при зміні бухгалтера
Порядок приймання та передачі справ при зміні бухгалтераОдним з важливих напрямів організації бухгалтерського обліку є організація облікового підрозділу підприємства на чолі з головним бухгалтером. Крім того, всі питання, пов'язані зі зміною головного бухгалтера (або бухгалтера, якщо бухгалтерський облік ведеться одноосібно) у процесі діяльності підприємства врегульовуються завдяки організації бухгалтерського обліку.Статус бухгалтера на підприємстві є особливим і пов'язаний з веденням бухгалтерського обліку, який має важливе значення для управління підприємством. Посада бухгалтера вимагає особливого порядку приймання-передачі справ з документами від бухгалтера, який звільняється, до бухгалтера, який приймає справи.Оскільки відповідно до законодавства відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник (керівник), саме він зобов'язаний забезпечити приймання-передачу справ і документальне оформлення цієї процедури.На сьогодні законодавством України не регламентується порядок передачі та приймання справ бухгалтерами. Відсутність нормативного регулювання на державному рівні призводить до того, що процедура приймання-передачі справ може й не відбуватися або проходить на власний розсуд бухгалтера чи керівника.Процедура приймання-передачі справ може передбачати декілька етапів. Загальний порядок дій у ході звільнення колишнього і приймання нового бухгалтера на підприємстві наведено у службових записках.Дотримання даної процедури дозволить усунути порушення у веденні бухгалтерського обліку та контролю на підприємстві, а також розмежувати відповідальність між новим бухгалтером і його попередником.Для проведення приймання-передачі керівник підприємства має видати наказ, в якому необхідно зазначити порядок проведення перевірки документації, яка передається, та відповідальних осіб за її здійснення (комісія з приймання-передачі справ), необхідність залучення сторонніх осіб (аудиторської фірми, вищої установи), особу, якій має бути передано справи, а також період, протягом якого здійснюється приймання-передача справ. Зокрема, тривалість останнього залежить від особливостей підприємства та погоджується з бухгалтером, який звільняється.До складу комісії з приймання-передачі справ включають не менше трьох компетентних у питаннях бухгалтерського обліку працівників, у тому числі, бухгалтера, який звільняється. У випадку відмови бухгалтера, який звільняється, брати участь у прийманні-передачі справ, про це робиться запис в акті.До роботи в комісії може залучатися претендент на посаду бухгалтера. У філіях або дочірніх підприємствах у роботі комісії має брати участь бухгалтер головного підприємства. Графік роботи комісії є додатком до наказу керівника про приймання-передачу справ.Для здійснення перевірки документації, яка передається, необхідно визначити період, за який мають бути перевірені документи.Для правильного оформлення приймання-передачі справ перш за все потрібно ретельно підготувати бухгалтерську документацію до перевірки.На визначену та погоджену з бухгалтером, який звільняється, дату передачі справ всі облікові записи за минулий період необхідно завершити, що означає:=> укомплектування у справи первинних документів;=> формування облікових регістрів;=> заповнення форм бухгалтерської звітності.Підготовці до перевірки підлягають всі облікові книги та журнали, які ведуться на підприємстві (журнал реєстрації довіреностей, книги обліку придбання та продажу, касова книга, книги з обліку роботи реєстратора розрахункових операцій тощо).У ході підготовки документації може виявитися, що не вистачає деяких документів. Факт недостачі документів реєструється в акті приймання-передачі справ. Надалі документи, яких не вистачає, підлягають відновленню. Якщо з певних причин це неможливо, слід застосувати норми законодавства. За умови виявлення відсутності певного журналу, він має бути заведений з дня приймання-передачі справ новим бухгалтером.Претендент на посаду бухгалтера зацікавлений у тому, щоб ознайомитися з бухгалтерським обліком підприємства, а також переконатися, що всі необхідні для його подальшої роботи документи наявні.Зокрема, на даному етапі він повинен вивчити установчі документи підприємства, з'ясувавши при цьому такі питання:=> хто є засновниками підприємства, які їх частки в статутному капіталі;=> яка сума статутного капіталу;=> який порядок формування інших фондів;=> які основні види діяльності підприємства та які з них підлягають ліцензуванню;=> чи вносилися зміни до установчих документів у законодавчо встановленому порядку.Крім того, обов'язково необхідно перевірити наявність таких документів:=> довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;=> довідки з ДПАУ про реєстрацію;=> свідоцтво про реєстрацію як платник ПДВ (якщо є);=> свідоцтва про реєстрацію у фондах соціального страхування;=> довідки з банків про відкриття рахунку;=> необхідні ліцензії, патенти, дозволи.Обов'язково необхідно вивчити акти перевірок податкової служби, фондів соціального страхування на предмет виявлених порушень і сум штрафних санкцій.Вивченню також підлягають аудиторські висновки, матеріали внутрішніх перевірок, ревізій, інвентаризацій за умови їх наявності.Ознайомленню з підприємством сприяє також вивчення укладених договорів і дисципліни їх виконання.Претендент на посаду бухгалтера отримує можливість дізнатися про контрагентів підприємства, види господарських договорів, наявність актів звірок і частоту їх проведення.Одним з найвідповідальніших етапів є знайомство з організацією бухгалтерського обліку на підприємстві. Зокрема, підлягають з'ясуванню такі питання:=> яка застосовується форма ведення бухгалтерського обліку;=> чи розроблено внутрішні документи, які регламентують фінансову політику підприємства;=> чи розроблено графік документообороту:=> яким чином розподілено обов'язки між працівниками бухгалтерської служби;
|