В этой курсовой работе я ставлю перед собой целью рассмотреть одну из тем документального обеспечения управления - электронный документооборот в сфере государственного управления.

Актуальность данной темы обуславливается следующим; Современная вычислительная техника и средства связи прочно вошли в современную жизнь, и удивление вызывает не их наличие, а, скорее, недостаток или неэффективное использование. С точки зрения оснащения средствами информационных технологий (ИТ), российским предприятиям и гражданам еще далеко до ведущих стран Европы и США, но разрыв уверенно сокращается. А вот ситуация с освоением государством информационных технологий все больше беспокоит общество. Дело в том, что грамотное использование ИТ - самый быстрый и экономичный способ повысить отдачу любой организации. В государственном учреждении компьютеры с соответствующим программным обеспечением позволяют:

Ш повысить качество подготовки документов;

Ш укрепить исполнительскую дисциплину;

Ш навести порядок в делопроизводстве;

Ш ускорить обмен информацией между учреждениями;

Ш упростить процедуры принятие решений;

Ш сократить число ошибок и злоупотреблений при работе с гражданами и предприятиями;

Ш поднять авторитет государственных институтов в глазах общества;

Ш упрочить позиции государства на международной арене.

Служащий, вооруженный современными информационными технологиями, выполняет многие типичные операции в десятки (например, при оформлении или выдаче документов) и даже в сотни (при поиске необходимых материалов) раз быстрее, чем с помощью традиционных «бумажных» методов. Повсеместное внедрение на рабочих местах персональных компьютеров с офисными программными приложениями позволяет повысить общую производительность типичного учреждения (измеряемую, например, в числе обработанных обращений граждан) в несколько раз. Развертывание в масштабе всей организации информационных порталов, поднимает ее производительность еще в несколько раз, обеспечивая, при интенсивном и правильно организованном использовании, окупаемость уже в первый год эксплуатации.

Можно временно отложить внедрение информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном секторе, ухудшения условий размещения государственных учреждений, но это поставит под угрозу выполнение многих государственных функций и, в конечном итоге, нанесет существенный ущерб репутации и интересам государства.

Рассматриваемый вопрос, вероятно, не относится к наименее изученным. Например, в сети Интернет можно найти огромное количество разнообразных ссылок по этой теме. Лидер в производстве программного обеспечения, корпорация Микрософт, предлагает свои концепции внедрения информационных технологий в различных государственных учреждениях. Их ведущие специалисты тщательнейшим образом изучают данный сегмент рынка, разрабатывают программы и способы внедрения информационных технологий.

Так же, своеобразный толчок для развития в данном направлении, дало подписание Правительством Российской Федерации постановления о Федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия». Огромное количество разнообразных документов по этой теме можно найти как на самом сайте ФЦП «Электронная Россия», так и в различных печатных изданиях, например в журналах «Компьютера» или «iBusiness».

Поставленная цель предопределила следующие задачи:

Ш Введение характеризует актуальность темы, степень ее изученности, объект, предмет, цели, задачи исследования, структура и содержание работы;

Ш Глава «Определение электронного документа» знакомит с понятиями «информационные технологии» и «электронный документ»;

Ш В главе «Юридическая сила электронного документа, ЭЦП» описывается юридический статус электронного документа, раскрывается такое понятие, как электронно-цифровая подпись, приводятся ссылки на нормативно-правовые документы;

Ш Глава «Защита информации» знакомит с современными способами защиты электронных документов;

Ш В главе «Современная информационная система органа управления» раскрывается структура современной информационной системы, комплекс программных средств, способы использования, управления и защиты данных систем;

Ш Глава «Предпосылки к реорганизации системы документооборота» объясняет необходимость создания современной информационной системы в государственных учреждениях России;

Ш «ФЦП «Электронная Россия». Цели и задачи» подробно знакомит с Федеральной целевой программой «Электронная Россия» рассматривает ее цели и задачи;

Ш Заключительная глава «Сложность внедрения информационных систем» рассказывает о трудностях внедрения программы и способах их решения.

информационный подпись цифровой защита

1. Электронный документооборот

На данный момент не существует единого определения понятию электронный документ. Пункт 3 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ, как электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи. В свою очередь Федеральный закон об электронном документе дает свое определение данному понятию. В соответствии с ним, электронный документ, это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования, а так же форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

В стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной [12]. (Например, файл на дискете - документ на машинном носителе.) В данном определении присутствует четкое указание на наличие материального носителя документа, тогда как в случае сообщения, переданного по электронной почте, такого носителя нет.

Существует еще одно определение электронного документа, оно дается в Законе «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с ним, электронный документ, это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [7]. Выражение «электронно-цифровая форма» означает здесь последовательность двоичных символов. К главной особенности электронного документа можно отнести отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю. В качестве копии электронного документа может рассматриваться только его бумажная копия. Так, электронное письмо является электронным документом, хотя оно может и не иметь материального носителя. Между тем, переданное по факсу сообщение электронным документом не является.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

· Даёт возможность поиска по ключевым словам.

· Не изнашивается с течением времени.

· Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений.

· Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов.

· Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

Важно так же отметить, что юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись (ЭЦП).