Унификация системы организационно-распорядительной документации

Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

ФГОУ ВПО «ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Кафедра документоведения и музееведения

Выпускная квалификационная работа специалиста

Унификация системы организационно-распорядительной документации

Научный руководитель:

Штолер Андрей Владимирович

Уфа 2012

Оглавление

Введение

Глава 1. Анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»

1.1 Краткая характеристика организации ООО «Универсал -Сервис»

1.2 Программа исследования документационного обеспечения управления ООО «Универсал-Сервис»

1.3 Анализ организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

1.4 Проблемы системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

Глава 2. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

2.1 Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации

2.2 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

2.3 Расчет эффективности от внедрения предлагаемого мероприятия

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение

Введение

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генерального регламента 1720 г. делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления. Например, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» общее количество переписки было сведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации и трафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такие работы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельных ведомств.

Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX - начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваются в работах В.А. Архипова, И.П. Маркова, А.Н. Соковой, Т.В. Кузнецовой, М.П. Илюшенко, Я.З. Лившица и др.

Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением исследования.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию организационно-распорядительной документации предприятия (на примере ООО «Универсал-Сервис») путем ее унификации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

провести анализ системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО «Универсал-Сервис»;

выявить проблемы документирования организационно-распорядительной деятельности ООО «Универсал-Сервис»;

изучить недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

предложить рекомендации по совершенствованию организационно-распорядительной документации ООО «Универсал-Сервис» посредством ее унификации

Объект исследования выпускной квалификационной работы - процессы документирования деятельности коммерческого предприятия.

Предмет исследования - формирование и функционирование системы организационно-распорядительной документации.

Теоретической и методологической основой исследования выпускной квалификационной работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем унификации организационно-распорядительной документации в организации.

В ходе работы над выпускной квалификационной работой нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.И. Андреева, В.А. Кузнецова, М.П. Илюшенко, В.А. Кудряев и др.

Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи выпускной квалификационной работы, определены предмет и объект исследования.

В первой главе выпускной квалификационной работы будут выявлены проблемы системы унификации организационно - распорядительной документации в организации, а также будут предложены рекомендации по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

Во второй главе будут предложены мероприятия по совершенствованию организационно-распорядительной документации ООО «Универсал-Сервис» посредством ее унификации.

В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис».

Список использованных источников и литературы включает в себя 66 источник.

В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в организации в ООО «Универсал-Сервис».

При написании настоящей работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, нез...