Организация конфиденциального делопроизводства. Документирование конфиденциальных сведений. Гриф конфиденциальности документа. Носители конфиденциальной информации. Санкционирование изготовления и составление текста, его учет, изготовление и издание.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Содержание

• Введение
• Раздел 1. Правовой аспект работы с конфиденциальными документами
• 1.1 Организация конфиденциального делопроизводства
• 1.2 Документирование конфиденциальных сведений
• 1.3 Гриф конфиденциальности документа
• 1.4 Носители конфиденциальной информации
• 1.5 Санкционирование изготовления и составление текста конфиденциального документа
• 1.6 Учет и изготовление конфиденциального документа
• 1.7 Издание конфиденциального документа
• Раздел 2. Применение прикладных компьютерных программ к конфиденциальному делопроизводству
• 2.1 Прикладные программы конфиденциального документооборота
• 2.2. Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем
• Заключение

Введение

Конфиденциальный (от латинского confidential - доверие) документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствие с законодательством РФ Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24 - ФЗ (в редакции от 10.01.2003).

В достаточном бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, все чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленным как правило, в большинстве случаев, организации и предприятии используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют ни каких специальных степеней безопасности, как электронный и другие виды носителей, поэтому вся ответственности за сохранности бумажных документов ложиться на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности. В наше время происходят разглашение информации содержащийся в таких документах созданных во времена СССР, которые получили большую популярность у исследователей. Проблема поставленной темы заключается в том, что зачастую сотрудники халатно относятся к документам, которые несут важную информацию.

Проводя исследования по данной теме необходимо выяснить предмет и объект исследования. Предметом исследования будет являться непосредственно специфика работы с конфиденциальными документами и объектом изучения - сами документы, называемыми документами ограниченного доступа.

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, создаваемые для фиксации фактов, событий, распоряжений. Документы по степени доступности делятся на открытый и конфиденциальный. Оба вида документов имеют существенные отличия и вместе в системе делопроизводства находиться не могут. Движение документов или документооборот также подразделяется на открытый и конфиденциальный. Конфиденциальный документооборот не должен пересекаться с открытым, в целях сохранности конфиденциальной информации.

Система делопроизводства постоянно усложняется и современное делопроизводство представляет собой организацию, состоящею из множества структурных подразделений и их сотрудников. Обязанности каждого сотрудника четко регламентированы и находятся в рамках подразделения, в котором он задействован. В связи с этим усложняется задача защиты конфиденциальной информации, конфиденциальное делопроизводство имеет ни менее сложную организацию по сравнению с открытым делопроизводством.

Наиболее существенным, что отличает технологию обработки и хранения конфиденциальных документов от документов открытых и что лежит в основе процесса защиты этих документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.

Цель данной работы: выявить особенности конфиденциального делопроизводства с использованием прикладных компьютерных программ.

Задачи:

1. Изучить правовой аспект работы с конфиденциальными документами.

конфиденциальное делопроизводство гриф санкционирование

2. Проанализировать применение прикладных компьютерных программ к конфиденциальному делопроизводству.

Практическая ценность применительно к документированию означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей. В работе использовались нормативные акты и литература по конфиденциальному делопроизводству.

Раздел 1. Правовой аспект работы с конфиденциальными документами

1.1 Организация конфиденциального делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведётся в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. ; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2000. С.47..

Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделений служебных помещений, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами Алексеенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес школа». Интел-Синтес. 2003. с.19..

В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными документами, а также правомерности документирование сотрудниками конфиденциальных сведений лежит разрешительная система доступа к секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственников информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

1.2 Документирование конфиденциальных сведений

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;

установления уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

составление вариантов и черновика текстов документа;

получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;

учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

изготовление проекта конфиденциального документа;

издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Перед решение вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.

...