Система управления базой данных приёмной комиссии университета

Организация и ведение делопроизводства, сущность, структура и современные методы исследования документооборота в организации. Методы управления документооборотом. Анализ документооборота в организации, мероприятия по его совершенствованию в организации.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Дипломная работа

на тему: “Система управления базой данных приёмной комиссии университета”

Содержание

Введение

1. Теоретические и правовые основы документооборота в организации

1.1 Сущность и структура документооборота в организации

1.2 Нормативно-правовое регулирование документооборота в организации

1.3 Принципы и методы управления документооборотом в организации

2. Анализ документооборота в организации ООО «Синема-мир»

2.1 Характеристика предприятия ООО «Синема МИР»

2.2 Анализ управления документооборотом в организации ООО «Синема-мир»

2.3 Анализ службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и анализ локальных нормативных документов в организации ООО «Синема-мир»

3. Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема мир»

Выводы

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Актуальность дипломного исследования. В настоящее время можно с полной уверенностью утверждать, что современный бизнес чрезвычайно динамичен, что заставляет собственников и руководителей предприятий постоянно совершенствовать методы и технику управления. В этой связи особенно актуальна проблема принятия стратегически и тактически верных решений по его ведению и развитию.

Очевидно, что в первую очередь руководителю предприятия необходима информация, на основании которой возможно было бы провести точный расчет, глубокий анализ, детальное сравнение альтернативных вариантов и мотивированный выбор действий.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном бизнесе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Очевидно, что правильная организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация, как известно, представляется в виде разного рода документов. Статистические исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [4].

Управление документооборотом в организации означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Также нельзя не отметить, что во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.

Рационализация документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

В основном, все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Как известно, информация любой организации фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Именно поэтому, актуальность темы дипломного исследования обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях и необходимостью совершенствования документооборота в организации.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит организации целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В дипломном исследовании была изучена и проанализирована технология документооборота Общества с ограниченной ответственностью «Синема-мир» (ООО «Синема-мир»).

Объект дипломного исследования - организация документооборота на примере конкретной организации - ООО «Синема-мир».

Предмет дипломного исследования - разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир».

Целью дипломного исследования является анализ документооборота в организации ООО «Синема-мир» и разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в данной организации.

Цель дипломного исследования позволяет выдвинуть задачи дипломного исследования:

Провести теоретический анализ литературных источников по вопросам сущности и структуры документооборота в организации.

Рассмотреть современные методы исследования документооборота в организации и методы управления документооборотом.

Проанализировать документооборот в организации ООО «Синема-мир» и предложить мероприятия по совершенствованию документооборота в организации.

1. Теоретические и правовые основы документооборота в организации

1.1 Сущность и структура документооборота в организации

Согласно определению, документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им [8].

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив.

Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами [13].

Необходимо более детально рассмотреть само понятие и сущность «документооборота».

Согласно большинству определений - документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

В таком случае, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении [11].

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Специалисты в данной области обычно выделяют определенные принципы организации движения документов, или собственно теоретические основы организации документооборота:

оперативность движения;

единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

однократность операций одинакового целевого назначения;

исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью) [12].

Кроме того, в нормативные документы, касающиеся документооборота в организации, включены и практические правила по...