Принципы организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям

Особенности комплектования архивного фонда. Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы. Виды архивных коллекций. Характеристика фондов личного происхождения. Организация документов в Государственном архиве Оренбургской области.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Индустриально - педагогический колледж

Отделение «Автоматизация информационных и технологических процессов»

курсовая работа

по дисциплине «Архивоведение»

Принципы организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям

Содержание

Введение

1. Виды архивных фондов

1.1 Комплектование архивного фонда

1.2 Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы

2. Комплектование коллекций и фондов личного происхождения

2.1 Виды архивных коллекций

2.2 Фонды личного происхождения

3. Организация документов в Государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Оренбургской области»

3.1 История развития Областного архива

3.2 Организация документов в Государственном архиве Оренбургской области

Заключение

Список использованных источников

Введение

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.

Все аспекты создания и работы архивов изучает специальная дисциплина-архивоведение. Наука об архивах в нашей стране существует около двухсот лет.

В настоящее время под архивоведением понимают комплексную научную дисциплину, изучающую историю, теорию, современную организацию архивного дела как отрасли управления, архивные технологии, архивное право и другие направления, связанные с архивными документами.

Одни архивы возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд российской Федерации. Согласно Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов архивного фонда зависит успех поиска документов.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда. Доступ к документам архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния регламентирован федеральным законодательством. Закон возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.

1. Виды архивных фондов

1.1 Комплектование архивного фонда

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения.

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации. Основу деятельности архивариуса составляют:

- организация работы архива;

- ответственность, в том числе и уголовная.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях -- стажировку. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации.

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника -- представителя структурного подразделения. Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации. Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям. [1]

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев -- для временного пользования другими организациями. Организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки. В течении времени от одного года до трех лет дела, хранящееся в архиве организации перелаются на хранение в государственный архив.

Функционирование данного архива осуществляется с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд -- учетная и классификационная единица Архивного фонда РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой.

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд. Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем. Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению. Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельнос...