Компьютеризация бухгалтерского учета

Формы ведения бухгалтерского учета. Методы бухгалтерского учета при компьютеризации: электронное документирование, компьютеризация процесса инвентаризации. Оценка, калькуляция, счета, двойная запись в КСБУ. Составление отчетов в компьютерных программах.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Компьютеризация бухгалтерского учета

План

1) Формы ведения бухгалтерского учета.

2) Элементы метода бухгалтерского учета при его компьютеризации

2.1) Электронное документирование

2.2) Компьютеризация процесса инвентаризации

2.3) Оценка в КСБУ

2.4) Калькуляция в КСБУ

2.5) Счета в КСБУ

2.6) Двойная запись в КСБУ

2.7) Составление отчетов в компьютерных программах

бухгалтерский учет компьютеризация документирование инвентаризация

1) Формы ведения бухгалтерского учета

Технология обработки учетной информации большей частью определяется формой бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров, которые используются в определенной последовательности и взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи.

Формы БУ:

1. Журнальная форма учета

2.Компьютерная форма учета

2.1 таблично-перфокарточная форма учета

2.2 таблично -автоматизированная форма учета

2.3 Диалогово -автоматизированная форма учета

Рассмотрим краткую характеристику перечисленных форм бухгалтерского учета.

1. Журнальная форма учета

В теории журнальная форма предусматривает использование только журналов, то есть регистров систематической записи, предназначенных для отображения кредитовых оборотов. Аналитический учет ведется с помощью книг или карточек аналитического учета. На больших предприятиях для каждого журнала использовались дополнительные накопительные ведомости.

Существенным недостатком журнальной формы учета является то, что часть первичной информации при обработке отсеивается и в дальнейшем становится недоступной для анализа. Еще один недостаток - это ликвидация хронологической записи хозяйственных операций.

Схема журнальной формы учета приведена на рис.1.



Рисунок1 - Схема журнальной формы учета

Недостатки журнальной формы учета:

- потеря первичной информации при ее обработки

- отсутствие хронологической записи хозяйственных операций.

2. Компьютерная форма учета

Компьютерная форма учета имеет ряд отличий от журнальной формы, в частности относительно наличия хронологического журнала регистрации хозяйственных операций и порядка формирование итоговой информации.

В истории компьютерной формы учета, в зависимости от технических средств, которые используются, можно выделить следующие три этапа и три формы ведения учета

1. Таблично-перфокарточная форма учета. Впервые новый подход к организации бухгалтерского

учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин в конце 50-х лет XX ст.

Эта форма бухгалтерского учета получила название таблично перфокарточной. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфораторные машины, и предусматривала перенесения данных из любого документа на машинный носитель - перфокарту (рис. 2) по каждому участку учета (учет производственных запасов, оплаты работы, готовой продукции и т.п.) - складывались массивы перфокарт.

Рисунок 2 - Схема таблично-перфокарточной формы учета

В основу комплексной механизации бухгалтерского учета при таблично-перфокарточной форме был положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных устройствах при полной механизации всех учетных работ. При этом состоялось перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительного центра. Существенная особенность этой формы состояла в том, что в ней объединялось использование двух видов нанесенной на перфокарту информации - сменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной).

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который предназначен для контроля за сохранением этих документов и для проверки полноты записей. Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где происходила их группировка и систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и аналитического учета.

По итогам ведомостей синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости и баланс.

2. Внедрение в практику учетного процесса электронно-вычислительных машин типа "Урал", "Днепр", Минск" привело к созданию таблично -автоматизированной формы учета (рис. 3).

Рисунок 3 - Форма таблично-автоматизированной формы учета

При таблично-автоматизированной форме учета обработка и ведение информационной базы производится непосредственно на ЭВМ.

Сбор первичной информации автоматизирован. На машинных носителях ЭВМ хранится текущая, нормативно-справочная и выходная информация.

Достоинства:

- автоматизация ведения и выдачи ведомости

- автоматизация контроля и расчета информации

- использование информации, создаваемой в других подсистемах

- быстродействие выполняемых учетных работ и получение информации.

3. Диалогово -автоматизированная форма бухгалтерского учета

Современные технические средства, применяемые для автоматизированного бухгалтерского учета, позволяют по новому подойти к формированию учетной информации, снизить трудоемкость ее обработки, повысить оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.

Применение в учетном процессе диалоговых режимов обобщения и выдачи учетной информации является одним из принципиальных свойств новых систем бухгалтерского учета. Поэтому здесь вполне уместно название -- диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом любые данные могут отражаться в учете сразу же после их ввода в информационную базу данных.

Систематизация и обобщение учетных, и аналитических данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражается в выходных данных учета, контроля и анализа. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации.

Диалогово-автоматизированная форма предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в запросном (интерактивном) режимах. При использовании запросного режима повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончании. При этом объем регламентно выдаваемой пользователям информации значительно сокращается и ограничивается только данными, необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. При желании можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата показателя с указанием всей входной информации и порядка проведенных в машине расчетов.

Схема диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета представлена на рис.4.

Рисунок 4 - Схема диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета

При диалогово-автоматизированной форме бухгалтерского учета выдача информации пользователям предусматривается не только в виде печатных документов, но и на экран дисплея. В значительной степени автоматизируется контроль ведения учета, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных. На бухгалтерский аппарат при этом возлагается обязанность контролировать выполнение указанных работ. Бухгалтера при необходимости могут проверить показатели, отраженные в выходных учетных документах. При контроле и аудите бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учета и первичной оправдательной документацией.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет обеспечить ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем ведения паролей, проверки полномочий на доступ к информации, обнаружения и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях.

На основе вышесказанного вышеизложенного можно сделать вывод, что диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета имеет следующие характерные особенности:

1) автоматизированная фиксация всей учетной информации на машинных носителях;

2) автоматизация документирования;

3) систематизация обобщения и отображение данных бухгалтерского учета по запросу пользователя с расшифровкой любого полученного показателя с указанием порядка проведенных расчетов и всей исходной информации;