Информационная система учета клиентов

Налаживание четкой и быстрой работы как один из способов сокращения расходов организации. Особенности разработки и создания информационной системы для регистрации и учёта клиентов компании "Сладкий мир", характеристика основных видов деятельности.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

3

Введение

информационный система учет

Сейчас, как никогда раньше, актуальна проблема автоматизации рабочего процесса. Одним из способов сокращения расходов организации является налаживание четкой и быстрой работы. В условиях современного рынка при постоянно усиливающейся конкуренции любому предприятию без автоматизации деятельности отдела работы с клиентами или отдела продаж эффективно развиваться практически невозможно. Некоторые из элементов деятельности отдела продаж должны быть обязательно автоматизированы в той или иной степени. Основная цель автоматизации - получить конкурентные преимущества за счет использования современных технологий, которые предназначены повысить эффективность деятельности отдела продаж и в целом всей организации.

Много времени уходит на оформление документов, ведение дел, организацию приема клиентов и оформление их документов. Выходом из сложившейся ситуации может стать программное обеспечение, которое поможет автоматизировать работу отдела работы с клиентами.

Тема дипломной работы - «Информационная система учета клиентов (на материалах ИП Кудрявцевой Е.Н.)».

Целью дипломной работы является повышение эффективности работы сотрудников отдела продаж при учете клиентов, сокращения времени их учёта и в любой момент времени предоставление данных пользователю в удобном для него виде.

Основной задачей дипломной работы является разработка и создание информационной системы для регистрации и учёта клиентов компании «Сладкий мир».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие частные задачи:

- изучить и проанализировать предметную область (охарактеризовать организацию, для которой будет разработана система, ее подразделения, проанализировать процессы, протекающие на предприятии и нуждающиеся в автоматизации) и подобрать информацию для последующего применения в программном продукте;

- обосновать выбор предмета исследования и автоматизации и сформулировать функциональные требования к разрабатываемой системе;

- проанализировать существующие разработки в данной области и обосновать выбор технологического решения;

- охарактеризовать информационное обеспечение задачи автоматизации: проанализировать входные и выходные информационные потоки разрабатываемой системы;

- составить общий алгоритм работы системы;

- произвести подборку исходных данных;

- создать графический интерфейс;

- разработать структуру базы данных;

- разработать программный продукт;

- провести тестирование разработанной системы в различных режимах работы;

- оценить экономическую эффективность реализации проекта.

Объектом исследования дипломной работы является предприятие индивидуального предпринимателя (ИП) Кудрявцевой Е.Н.

Предметом исследования является деятельность менеджера отдела продаж по работе с клиентами данной организации, включающая:

- работу с клиентами;

- работу с прайс-листами ИП Кудрявцевой Е.Н.;

- работу с договорами;

- работу с заказами;

- составление отчетности для руководства.

В ходе разработки проекта информационной системы (ИС) основными задачами являются: создать программный продукт, который позволяет удобно хранить, обрабатывать, редактировать, а также просматривать и быстро находить нужную информацию о клиентах компании, а также максимум упростить работу пользователя при поиске информации и в любой момент времени предоставить данные пользователю в удобном для него виде.

Результатом проделанной работы должен стать программный продукт, реализующий все вышеперечисленные функции.

В первой главе произведен анализ деятельности компании «Сладкий мир» (ИП Кудрявцевой Е.Н.) как объекта информатизации.

Были рассмотрен основной вид деятельности фирмы, описана организационная структура, а также кратко рассмотрены программные продукты. Были рассмотрены программные продукты для автоматизации деятельности сотрудников отдела продаж.

Вторая глава посвящена анализу и выбору средств разработки информационной системы регистрации и учета клиентов ИП Кудрявцевой Е.Н. Описан прототип информационной системы с учетом всех вышеуказанных требований и на основе разработанной ранее структуры. Далее были подробно рассмотрены функции программных модулей, построены блок-схемы некоторых из них, выявлены взаимосвязи программных модулей системы и таблиц базы данных.

В третьей главе описывается тестирование разработанного прототипа информационной системы и его экономическая оценка.

Данная расчетно-пояснительная записка состоит из 3 глав, введения, заключения, списка использованных источников, 61 страницу основного текста, 7 таблиц, 8 рисунков.

1. Анализ деятельности ИП Кудрявцевой Е.Н. «Сладкий мир», как объекта информатизации

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта исследования

ИП Кудрявцева Е.Н. занимается продажей кондитерских изделий с 2000 года. На начальном этапе своего развития компания «Сладкий мир» представляла собой небольшую фирму, занимающуюся кондитерскими изделиями с ориентацией на город Смоленск.

В настоящее время в штат сотрудников фирмы входит около 100 человек.

Во главе ИП Кудрявцевой Е.Н. стоит генеральный директор. Он контролирует работу всех отделов фирмы, подписывает договоры предприятия и основные документы.

В компании 3 отдела: бухгалтерия, отдел продаж, склад. Описание функций подразделений приведено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Описание функций подразделений компании «Сладкий мир»

№	Подразделение	Численность	Кому подчиняется подразд.	Основные функции
1	Бухгалтерия	15	Главный бухгалтер	Ведение бухгалтерского учета. Формирование информации о хозяйственной деятельности, своевременное составление отчетности. Осуществление расчетов по заработной плате и взносам в бюджет и фонды. Контроль порядка оформления первичной и бухгалтерской документации.
2	Отдел продаж	70	Руководитель отдела продаж	Управление деятельностью по продажам кондитерских изделий, работа с клиентами.
3	Склад	10	Кладовщик	Прием и хранение товара

Должностные инструкции главного бухгалтера.

Главный бухгалтер обязан обеспечить:

- полный учет поступающих денежных средств;

- проводить ревизии по остаткам товара;

- точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности фирмы;

- правильное начисление и своевременное перечисление платежей;

- своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля и анализа;

- составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов бухгалтерских записей;

- сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив;

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан осуществлять контроль:

- за соблюдение правил оформления и отпуска товара со склада;

- за правильностью расходования фонда заработной платы, установление должностных окладов, строгим соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

- за соблюдением установленных правил поведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

- за взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдением платежной дисциплины;

- за законностью списания с бухгалтерских балансов недостаточной дебиторской задолженности и других потерь;

- главный бухгалтер подчиняется директору фирмы;

- главный бухгалтер руководствуется в своей деятельности законодательством России, положением о главных бухгалтерах, положением о главном бухгалтере фирмы;

- запрещается принимать к исполнению и оформлять документы по операциям, которые противоречат законодательству и установл...