Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Порядок проведения годовой инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, оформление и отражение ее результатов в бухгалтерском учете. Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности. Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Порядок инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств (ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее - Закон N 3321-XII)).

Рассмотрим порядок проведения годовой инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, оформления и отражения ее результатов в бухгалтерском и налоговом учете.

Инвентаризацию расчетов субъекты хозяйствования должны проводить как минимум один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 8 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 (далее - Инструкция N 180)).

Для проведения инвентаризация руководитель издает приказ, в котором определяется состав комиссии, объекты и сроки инвентаризации (п. 12 Инструкции N 180).

Годовая инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится не ранее 1 декабря (п. 7 Инструкции N 180). При этом определяется сумма дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенная на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, и составляются акты сверки расчетов с должниками (п. 63 Инструкции N 180).

В ходе инвентаризации проверяется обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов, и наличие документов, которые служат основанием для начисления и списания соответствующих сумм (п. 62 Инструкции N 180), проводится сверка расчетов с контрагентами путем направления им актов сверки.

Следует отметить, что акт сверки не является первичным учетным документом и составляется в произвольной форме, законодательство не содержит особых требований к оформлению таких актов.

В актах сверки, составляемых в ходе инвентаризации, как правило, указывается сальдо расчетов, которое подтверждается подписями главных бухгалтеров или ответственных лиц. Однако если планируется взыскание задолженности в судебном порядке, в акт сверки необходимо внести реквизиты договора и первичных учетных документов, на основании которых возникла задолженность, а также предмет договора (товар, работа) и его стоимость. Кроме того, акт сверки должен подписываться руководителями либо уполномоченными ими представителями обеих сторон (Разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 06.05.2009 N 02-43/1066 "О судебном приказе" (далее - Разъяснение N 02-43/1066)).

Оформление результатов инвентаризации

инвентаризация дебиторская кредиторская задолженность

Для оформления результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности составляются акт инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме 14-инв (далее - акт инвентаризации) и справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (далее - справка к акту инвентаризации) по форме согласно приложению к форме 14-инв (п. 62 Инструкции N 180, приложение 19 к Инструкции N 180).

При заполнении справки к акту инвентаризации в графах 4 - 6 указываются дата образования задолженности в бухгалтерском учете и сумма долга. На основании данных справки заполняется акт инвентаризации, в который заносятся итоговые суммы задолженности по каждому дебитору и кредитору.

В графах 3 и 4 акта инвентаризации отражается информация о результатах сверки расчетов с контрагентами: указывается соответственно подтвержденная (согласованная) и неподтвержденная (несогласованная) сумма задолженности на основании актов сверки расчетов. Если акт сверки подписан без замечаний, сумма по акту отражается в графе 3, если сумма задолженности подтверждена частично, подтвержденная сумма указывается в графе 3, а неподтвержденная - в графе 4. Если же акт сверки не подписан контрагентом, вся сумма по акту заносится в графу 4.

Некоторые дебиторы не торопятся подписывать акт сверки. В таких случаях акт можно направить контрагенту заказным письмом с оговоркой, что при невозврате в определенный срок акта сверки, оформленного надлежащим образом, задолженность будет считаться подтвержденной. Следовательно, данная сумма может указываться в графе 3 акта инвентаризации. Вместе с тем нужно учитывать, что такая оговорка лишь косвенно свидетельствует о признании долга и, если в дальнейшем между сторонами возникнут споры по сумме долга, она не будет принята во внимание судом.

Одна из задач инвентаризации расчетов - выявление и списание задолженности с истекшими сроками исковой давности.

Списанию подлежит также дебиторская задолженность, невозможная (нереальная) для взыскания (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - Инструкция N 89); подп. 3.23 ст. 129 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)), и дебиторская задолженность, по которой истек срок давности для предъявления исполнительных документов к исполнению в случае возвращения взыскателю исполнительного документа, по которому взыскание не произведено либо произведено частично в связи с отсутствием у должника денежных средств на счетах в банках и иного имущества (подп. 3.22 ст. 129 НК).

Невозможной (нереальной) для взыскания признается дебиторская задолженность ликвидированных юридических лиц и прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей, в отношении которых в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее - ЕГР) содержится запись об исключении из него юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также задолженность умерших физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (подп. 3.9 ст. 128 НК).

В графе 5 акта инвентаризации отражаются суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности. Для сумм дебиторской задолженности, по которым истек срок давности для предъявления исполнительных документов к исполнению, а также невозможной (нереальной) для взыскания, отдельные графы не предусмотрены. Полагаем, организация может отражать такие суммы в графе 5.

Общий срок исковой давности для защиты права по иску лица, право которого нарушено, составляет три года (ст. 196, 197 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)). Исчисление срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения (п. 1, 2 ст. 201 ГК).

Следует отметить, что дата возникновения задолженности в бухгалтерском учете, указанная в графе 4 справки к акту инвентаризации, как правило, не совпадает с датой начала исчисления сроков исковой давности.

Пример 1

--------------------------------------------------------------------------¬

¦ На основании ТТН-1 ЯХ N 1645848 от 15.02.2011 покупателю ООО "Туча"¦

¦отгружена продукция А на сумму 4358200 руб. Согласно договору оплата за¦

¦продукцию производится в течение 20 банковских дней со дня отгрузки. На¦

¦момент проведения инвентаризации задолженность не погашена. В гр. 4¦

¦справки указывается дата 15.02.2011. ¦

¦ В данном случае срок исполнения обязательства истек 16.03.2011.,¦

¦т.е. задолженность является просроченной. Акт сверки расчетов¦

¦направлялся должнику заказным письмом, но в оговоренный срок акт с¦

¦подтверждением задолженности не возвращен. Такая задолженность¦

¦заносится в гр. 3 акта инвентаризации как подтвержденная. ¦

¦ Течение срока исковой давности начинается с 17.03.2011. На дату¦

¦проведения инвентаризации срок исковой давности не истек, поэтому¦

¦данная сумма в гр. 5 акта инвентаризации не указывается ¦

L--------------------------------------------------------------------------

Течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (ст. 204 ГК). Так, течение срока исковой давности прерывается на дату подписания в установленном порядке (Разъяснение N 02-43/1066) акта сверки расчетов. Иными словами, сколько раз будет подписываться акт сверки, столько раз будет прерываться срок.

Срок давности для предъявления исполнительных документов к исполнению сост...