Застосування довідково-інформаційних документів у школі

Роль службових документів в системі діловодства. Види і оформлення довідково-інформаційних документів. Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів, аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

ЗАСТОСУВАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ У ШКОЛІ

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1 ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Роль службових документів в системі діловодства

1.2 Оформлення довідково-інформаційних документів

1.3 Характеристика видів довідково-інформаційних документів

РОЗДІЛ 2 ЗАСТОСУВАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ У ШКОЛІ

2.1 Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів

2.2 Аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів Залуквянської за загальноосвітній школі I-III ступенів та їх реквізитів

ВИСНОВКИ

ДОДАТКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта чи підприємства, установи, організації створюються документи, які відображають цю діяльність. Документи використовують у всіх сферах діяльності людини, відображають факти, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини та перш за все виконують інформаційну функцію. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. У сучасних умовах система управління України висуває високі вимоги щодо складання та обробки документів, так як вони є інструментами управління, бо на їх основі приймаються управлінські рішення. Документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Процес прийняття обґрунтованих управлінських рішень ґрунтується на зборі і обробці об'єктивної і достовірної інформації. Інформація про фактичний стан справ у системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні, бо вони подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дії. І для того, щоб управлінські рішення були максимально об'єктивними, потрібно вміти правильно складати довідково-інформаційні документи, вивчивши їх структуру та необхідні реквізити. Особисто для мене дослідження цього виду документів є не менш важливим як майбутньому спеціалісту в галузі документознавства чи будь-якій іншій, тому що вміння правильно їх скласти дозволить об'єктивно відобразити реальність.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністерств автономної республіки Крим. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Також, при здійсненні діловодства, на підприємствах, в установах чи в організаціях повинні керуватись: Інструкцією з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об`єднання громадян на підприємствах, в установах, в організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом міністрів України від 11 січня 1997 р., Державним класифікатором управлінської документації, ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», ДСТУ 2732-2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять».

Рівень теоретичного дослідження питання.

Дослідженням та вивченням документів почали займатися ще у давнину. За часів Київської Русі місцем збереження державно-правових актів, інших документів були церкви чи монастирі. Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення. Документи (акти, хроніки, кодекси права тощо) відіграли надзвичайно-важливу роль у різні періоди України. Починаючи з часів Хмельниччини активно починає зростати кількість документації. У ХІХ-ХХст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, стає незліченною і її починають класифікувати. Виникає ціла система діловодства - діяльність, що охоплює документування та організацію роботи зі службовими документами.

Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як « Ділове мовлення для державних службовців» та «Службове листування» С.В.Шевчука, «Сучасне діловодство» А.Н.Діденко, «Сучасні ділові папери» С.В.Глущика.

Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як «Сучасні ділові папери» Глущика С.В. [1], «Реквізити службових документів» Загорської О. [8], «Сучасний діловий документ» Молдаванова М.І. [13], «Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини» Бріцина В.М. [18] та ін.

Об'єкт дослідження - довідково-інформаційні документи як вид службових документів.

Предмет дослідження - довідково-інформаційні документи Залуквянської школи I-III ступенів.

Мета дослідження - здійснити аналіз довідково-інформаційних документів та їх реквізитів Залуквянської школи I-III ступенів.

Відповідно до мети поставлено такі завдання:

розглянути роль службових документів в системі діловодства ;

навести особливості оформлення довідково-інформаційних документів;

охарактеризувати види довідково-інформаційних документів;

прослідкувати особливості використання довідково-інформаційних документів школи;

проаналізувати окремі види довідково-інформаційних документів та їх реквізити Залуквянської школи I-III ступенів.

Для розв'язання поставлених завдань та мети використано такі методи дослідження як: абстрагування, аналіз, синтез, дедукція та описовий метод. Метод абстрагування використано при оперуванні численних понять, виділенні найважливіших рис довідково-інформаційних документів, а за допомогою методу аналізу розглянуто довідково-інформаційні документи як частину організаційно-розпорядчих. Метод синтезу застосовано при характеристиці сфер застосування довідково-інформаційних документів, тоді як метод дедукції - при аналізі реквізитів, необхідним при складанні довідково-інформаційних документів. Для характеристики основних понять «документ» на сучасному етапі розвитку застосовано описовий метод.

Курсова робота складається з двох розділів, вступу, висновків, додатків та списку використаних джерел. Перший розділ охоплює такі питання: «Роль службових документів в системі діловодства», «Оформлення довідково-інформаційних документів», «Характеристика видів довідково-інформаційних документів». Другий розділ складають такі питання: «Особливості використання довідково-інформаційних документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів», «Аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів Залуквянської загальноосвітньої школі I-III ступенів та їх реквізитів». Список використаних джерел складається із 20 найменувань. Всі аналізовані документи подано в додатках.

РОЗДІЛ 1. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Роль службових документів в системі діловодства

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини [24,c.12]. В ДСТУ 2732 - 2004 подано дещо інше визначення: документ - це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Cукупність документів, взаємопо-в'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісне утворен-ня із певними специфічними рисами, називається системою документації. Систем документацій багато. Найчисленнішу групу утворює управлінська документація. Управлінська документація - це сукупність взаємопов'язаних службових документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу [7, с.34].

Службовий документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Службовий документ є основним елементом діловодства. Під діловодством розуміють сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами [10, с.150].

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому. Складовими частинами діловодства є документування та організація роботи зі службовими документами. Документування - це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Організація роботи з документами - це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві. Рух документів в установі з...