Виды официальных документов

Делопроизводство как отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. Характеристика видов официальных документов: информационно-справочные, личные, финансовые. Анализ системы отчетной документации.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

"Виды официальных документов"

делопроизводство финансовый официальный



Введение

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин "документационное обеспечение управления" - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации. Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами и имеет юридическую силу. Документирование всех операций позволяет контролировать правильность использования средств, сохранность товарно-материальных и денежных ценностей. По форме организация документирования может осуществляться децентрализовано, централизованно и смешанно. В подавляющем большинстве на крупных предприятиях распространена смешанная форма, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть - децентрализовано в структурных подразделениях.

Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "документ": документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В русский язык понятие документа вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В настоящее время существует около 60 видов управленческих документов.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др. При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению. В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы. Цель данной работы - определить понятие официального документа, виды и функции официальных документов, а также рассмотреть классификацию и систему служебной документации.



1. Понятие, сущность и виды официальных документов

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

Официальные документы -- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Как носители информации, документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1) личные - заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка и др.; 2) директивные и распорядительные документы - приказ, распоряжение, решение;

3) административно-организационные - устав, положение, должностная инструкция;

4) информационно-справочные - акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма - письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;

6) финансовые и учетные документы - платежные ведомости.

Все официальные документы подразделяют на:

- управленческие;

- научные;

- технические;

- технологические;

- производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.

В состав управленческой документации входит следующая:

- организационная;

- распорядительная;

- информационно-справочная;

- по личному составу;

- плановая.

Состав документов в организации зависит от:

- порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

- объема и характера взаимосвязей в организации;

- характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Документ возник, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов. Реквизит документа -- обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа. В настоящем стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 определено 30 реквизитов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово "заявление", текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенн...