Организация первичного учета. Ответственность за соблюдение графика. Проведение аудита системы первичного учета в качестве значимой составляющей. Аудит первичных документов в ООО "Союз". Тестирование системы внутреннего контроля, проверка правильности.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Аудит первичных учетных документов

1. Теоретические аспекты учета и аудита первичных документов

1.1 Организация первичного учета

В Федеральном законе №402-ФЗ, который введен в действие с 01.01.2013 года, особое внимание уделено первичным учетным документам. В соответствии с данными нормативными документами:

- каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом;

- первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания [16. С. 22].

Первичный учетный документ может быть представлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде с электронной подписью. На пути перехода к массовому использованию электронных документов много трудностей, в том числе отсутствие электронных подписей, но вектор задан, а проблемы постепенно будут решаться. Видимо, для переходного периода и предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Согласно ст. 5 Закона о бухгалтерском учете к объектам бухгалтерского учета экономического субъекта относятся факты хозяйственной жизни. В свою очередь, каждый такой факт должен быть оформлен первичным учетным документом в силу п. 1 ст. 9 указанного Закона. Не должны приниматься к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Если такой документ все-таки будет принят к бухгалтерскому учету, в учете и отчетности, по сути, будет допущена ошибка [1].

Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Обязанность по утверждению форм первичных учетных документов возложена на руководителя экономического субъекта (организации). Таким образом, с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, а вот документы, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для применения. При этом экономическим субъектам не запрещено использовать формы первичных учетных документов, которые предусмотрены рекомендациями в области бухгалтерского учета, принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработкой форм может заняться должностное лицо организации, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, например главный бухгалтер (именно он представляет документы для утверждения руководителю). Необходимо учитывать, что первичные учетные документы, как и раньше, должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

- подписи вышеприведенных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц [16. С. 23].

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105, основными этапами документооборота являются создание (получение) первичных бухгалтерских документов, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

В указанном разделе учетной политики следует закрепить используемые формы первичной учетной документации, определить порядок контроля правильности заполнения, порядок и сроки передачи документов в бухгалтерию для обработки и на хранение и составить единый график документооборота в форме таблицы. По отдельным участкам учета, где задействовано большое число лиц, ответственных за составление и движение первичного документа, должны быть предусмотрены схемы движения, наглядно представляющие документооборот.

Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

Отсутствие в первичном учетном документе реквизитов, определенных законодательством о бухгалтерском учете, считается нарушением правил бухгалтерского учета. Все формы первичных учетных документов, не являющихся типовыми, унифицированными, описываются в учетной политике организации (назначение, порядок составления, подписания) и прикладываются к ней.

В соответствии с п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы наряду с регистрами бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетностью подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение пяти лет. Исчисление срока производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством [1].

1.2 Методика аудита первичных документов

Проведение аудита системы первичного учета в качестве значимой составляющей является в связи с тем, что:

- первичный учет является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии;

- в процессе проведения аудита первичного учета в конкретных числовых показателях определяются объёмы первичной учётной документации, уровень автоматизации их создания и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящей проверки;

- выявляются наиболее слабые участки учета, что влияет на состав и содержание процедур при проведении аудиторской проверки;

- исследование качеств аудиторских доказательств в значительной степени является страховкой для аудитора, проверяющего конкретный раздел учёта.

Аудитор определённо будет знать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающей документации по каждому разделу учёта и какой объём выборки достаточен при аудите конкретного участка.

Цель аудита первичных учетных документов - оценка системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля системы первичных учетных документов, законности и обоснованности документального оформления совершаемых хозяйственных операций.

Методика проведения аудита первичного учета позволяет решить ряд научных и практических задач:

- проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на предприятии и обосновать её оптимальную структуру и задачи;

- выявить влияние факторов, прямо или косвенно воздействующих на организацию первичного учета;

- сформулировать основные принципы исследования состояния первичного учета на предприятии, соблюдение которых позволит обоснованно оценивать внутрихозяйственный риск, риск средств контроля, а также риск необнаружения существенных нарушений при аудите первичных документов;

- раскрыть необходимость и целесообразность предварительного аудита системы организации первичного учета с выявлением в процессе аудита сбоев и нарушений в этой системе на основе аналитических процедур;

- систематизировать типичные ошибки и нарушения, обнаруженные в ходе аудита первичного учёта, и предложить рекомендации по их устранению [16. С. 18].

Методика проведения аудита первичных учетных документов по отдельным участкам учета осуществляется по алгоритму, представленному на рисунке 1.

Размещено на

Рисунок 1 - Алгоритм проведения аудита первичных документов

При аудите первичного учёта необходимо изучить и проанализировать законодательные акты и нормативные документы, регулирующие аудиторскую деятельность и определяющих правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Надо отметить, что в настоящее время отсутствует системный подход к проведению аудита системы первичных документов. Теория российского аудита ограничивается анализом документооборота и правильность оформления первичных учётных...