Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии. Регистрация документов, контроль их исполнения. Формирование дел и их систематизация. Анализ системы документационного обеспечения на примере учреждения медико-социальной экспертизы.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Курсовая работа

По дисциплине: Организация и технология ДОУ

Тема: АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ МЕДИКО-СОЦИАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ

Оглавление

• Введение
• 1. Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии
• 1.1 Понятие документооборота
• 1.2 Регистрация документов
• 1.3 Контроль исполнения документов
• 1.4 Систематизация дел
• 1.5 Формирование дел
• 2. Анализ системы документационного обеспечения в МСЭ
• 2.1 Краткая характеристика МСЭ
• 2.2 Анализ документооборота
• Заключение
• Список источников и литературы

Введение

Работа с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие "делопроизводство". Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

Характеризуя степень научной разработанности проблемы "Анализ документооборота в учреждении", следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество исследований данной темы.

С одной стороны, данное исследование получает интерес в научных кругах, с другой стороны, как было показано, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.

Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы анализа документооборота определяют научную новизну данной работы.

Теоретико-методологическую базу составили: авторские издания, учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству), научные статьи в периодических журналах, специализированные веб-сайты организаций.

При проведении данного исследования были использованы следующие методы исследования:

анализ научных источников по рассматриваемой теме (метод научного анализа);

обобщение и синтез точек зрения, представленных в научных источниках (метод научного синтеза и обобщения);

Объект работы - система организации документооборота.

Предмет исследования - частные вопросы деятельности системы документооборота.

Целью написания курсовой работы является анализ организационного документооборота в деятельности учреждения "Медико-социальной экспертизы".

Поставленная цель определяет задачи исследования:

ознакомление с организационной структурой учреждения МСЭ;

изучение функций, задач, основных видов деятельности учреждения;

рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МСЭ;

изучение организации службы документационного обеспечения управления МСЭ, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

Работа состоит из введения, глав основной части, выводов (заключения), списка литературы.

Теоретическое и методическое исследование опирается на положения как зарубежных ученых (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина Л.Н., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А. В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И. Н.), законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.

1. Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии

1.1 Понятие документооборота

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

1.2 Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Регистрация всей документации в медико-социальной экспертизы осуществляется путем занесения данных в соответствую...