Оформление факсов и приказов в организации. Порядок прохождения внутренних документов

Факсограмма (факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.

Служебные факсы оформляются на специальном бланке для факса организации, имеют реквизиты - адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом в рамках его компетенции. Обязательно наносится реквизит «отметка об исполнителе». Наименование вида документа не указывается.

Факсы, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные факсы - это факсы, требующие ответа. Например, такие факсы могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Факсы-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», на который он отвечает.

Исходящие факсы (отправляемые) визируются (например, факсы по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии факса, остающейся в организации. На входящих (получаемых) факсах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.