Организация документов в учреждении

Входящие документы в каждом учреждении оформляются централизованно в экспедиции, где осуществляется их первоначальная обработка, а именно: фиксируется факт поступления, правильность и целостность вложений, осуществляются штемпелевание и сортировка. Все поступившие в учреждение конверты вскрываются, за исключением личных писем и почты общественных организаций. В соответствии с перечнями регистрируемых и нерегистрируемых документов они проходят сортировку, при этом направляются по назначению нерегистрируемые документы, а также документы, направленные в адрес общественных организаций, и личные письма. Все регистрируемые документы должны быть зарегистрированы и переданы на исполнение (рис. 1).

Документы на имя руководства учреждения передаются в канцелярию, а в адрес структурных подразделений — непосредственно в структурные подразделения, где производится предварительное рассмотрение документов. При этом специально уполномоченный компетентный работник (референт, помощник) устанавливает, подлежат ли поступившие документы обязательной передаче руководству или же непосредственному исполнителю.

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений или непосредственным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией. В экстренных случаях исполнителям могут быть Переданы документы, подлежащие рассмотрению руководством, с последующим докладом о них руководителю учреждения; Как правило, вся корреспонденция должна передаваться на рассмотрение в день поступления.