Визначити вимоги до тексту документа та оформлення сторінки.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення - перед означуваними словами; додатки - після опорного слова; вставні слова – на початку речення).

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на паперів формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве - 35 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє – 20 мм, нижнє (для формату А4) – 19 мм, (для формату А5) – 16 мм.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.